Ön muhasebe ile resmi muhasebe aynı şey değildir. Resmi defterler, beyannameler ve mali tablolar mali müşavirinizin muhasebe programında tutulur. Ön muhasebe programı ise işletme içindeki günlük kayıtları düzenler: satış ve alış fişleri, stok hareketleri, müşteri ve tedarikçi bakiyeleri, tahsilat ve ödemeler. İyi bir ön muhasebe kaydı, ay sonunda müşavirinize giden bilginin eksiksiz ve hızlı olmasını sağlar.
İlk soru şu: Satışı nerede yapıyorsunuz? Tezgâhta barkodla satış yapan bir mağaza için satış ekranının hızı her şeydir; barkod okutma, kamerayla okuma, nakit, kart ve veresiye seçeneği tek ekranda olmalıdır. Daha çok faturayla çalışan bir toptancı için ise cari hesap ve ekstre ön plana çıkar. Programı denerken kendi en sık yaptığınız işlemi baştan sona bir kez yapın; kaç tıklama sürdüğüne bakın.
İkinci soru stok. Ürün sayınız birkaç yüzü geçiyorsa stok programın merkezindedir: miktar, alış ve satış fiyatı, kâr oranı ve kritik stok uyarısı aynı listede görünmelidir. Sayım yapabilmek ve sayım farkını kayıt altına almak da önemlidir. Birden fazla depo ya da parti ve son kullanma tarihi takibi gerekiyorsa bunu seçimden önce sorun; her ön muhasebe programı bu özellikleri sunmaz.
Üçüncü soru cari ve tahsilat. Veresiye satıyor ya da vadeli alıyorsanız her müşterinin ve tedarikçinin bakiyesini, ekstresini ve vadesi gelen çek ve senetleri ayrı ayrı görebilmeniz gerekir. Kasa ve banka hareketleri de aynı yerde tutulduğunda nakit durumunuz tahmin değil, kayıt olur.
Dördüncü soru e-Fatura ve e-Arşiv. Gelir İdaresi'nin e-Fatura kapsamındaysanız ya da olacaksanız programın e-belge tarafını nasıl çözdüğünü sorun: faturayı programın içinden mi kesiyorsunuz, yoksa ayrı bir portala mı geçiyorsunuz? Kapsam ve geçiş tarihleri için Gelir İdaresi'nin e-Belge sayfası esas alınmalıdır; satıcının söylediği tarihleri bu kaynakla karşılaştırın.
Beşinci soru nereden çalışacağınız. Bulut tabanlı programlar tarayıcıda çalışır; telefondan, tabletten ve başka bir bilgisayardan aynı veriye ulaşırsınız ve yedekleme sağlayıcının sorumluluğundadır. Bilgisayara kurulan programlar ise internet olmadan da çalışır ama yedeği ve erişimi sizin yönetmeniz gerekir. Hangisini seçerseniz seçin, verilerinizin nerede tutulduğunu ve nasıl dışarı alabileceğinizi yazılı olarak öğrenin.
Altıncı soru veri aktarımı ve mali müşavir. Eski programınızdaki cari ve stok kartları taşınabiliyor mu? Mali müşavirinizin kullandığı programa veri gönderebiliyor musunuz? Örneğin müşaviriniz Zirve kullanıyorsa, ön muhasebe programınızın bu tarafla nasıl konuştuğunu önceden sorun. Aktarımın her programda eksiksiz ve otomatik olacağını varsaymayın; birkaç örnek kayıtla deneyin.
Son olarak denemeden karar vermeyin. Kendi ürünlerinizden beş-on tanesini girin, bir satış, bir alış, bir tahsilat yapın ve gün sonu raporuna bakın. Programın size uyup uymadığını en iyi bu kısa deneme gösterir. Fiyatı karşılaştırırken kullanıcı sayısı, ek paketler, kurulum ve eğitimin dahil olup olmadığını aynı tabloda yan yana koyun.
HKN Bilişim olarak iki yol sunuyoruz. Resmi muhasebe ve kapsamlı kayıt ihtiyacında Zirve Yazılım çözümlerini kuruyoruz. Günlük satış, stok, cari ve kasa işi için kendi geliştirdiğimiz Mufado programını öneriyoruz: barkodlu satış, stok ve sayım, cari, kasa-banka, çek-senet, teknik servis ve raporlar tek panelde, telefondan da çalışır. Mufado'da bugün e-İrsaliye, bordro, çoklu depo ve parti takibi yok; bunlara ihtiyacınız varsa açıkça söylüyor, uygun çözümü birlikte seçiyoruz. Mufado'yu 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.