Online randevu sistemi, en yalın haliyle müşterinizin uygulama indirmeden, üye olmadan bir web bağlantısından gün ve saat seçebildiği bir sayfadır. Bu bağlantıyı Instagram biyografinize, WhatsApp durumunuza ya da Google işletme profilinize koyarsınız; müşteri uygun saati seçer, adı ve telefonuyla onaylar. Randevu anında panelinize düşer, defterle uğraşmazsınız.
Kurulumun ilk adımı hizmet ve personel tanımlarıdır ve burada en sık yapılan hata sürelerin özensiz girilmesidir. Sunduğunuz her hizmetin adı ve GERÇEK süresi girilmelidir: saç kesimi 30 dakika, fön 30, boya 120, keratin bakım 150 gibi. Sistem boş saati bu süreye göre hesaplar. Boyayı 60 dakika diye girerseniz sistem 60 dakika sonrasını boş gösterir, ikinci müşteri o saate randevu alır ve siz iki müşteriyi aynı anda ağırlamak zorunda kalırsınız. Süre alanı, sistemin en kritik ayarıdır.
İkinci adım çalışma saatleri ve moladır. Gün gün açılış-kapanış saati, randevu aralığı ve öğle arası belirlenir. Pazar kapalıysa o gün otomatik olarak seçilemez hale gelir. Mevsime göre saatiniz değişiyorsa bu ayar istediğiniz an güncellenir ve online sayfa aynı anda değişir; müşteri yalnızca gerçekten müsait olduğunuz saatleri görür.
Üçüncü adım personel takvimidir. Tek kişilik bir salonda bile en az bir personel kaydı gerekir, çünkü takvim personel bazlı çalışır. Üç personeliniz varsa aynı saate üç ayrı müşteri alınabilir ve sistem bunu doğru sayar. Eskiden sık görülen bir hata, tek bir randevunun bütün saati kapatmasıydı; personel bazlı takvim tam olarak bunu çözer.
Peki defterden ya da WhatsApp'tan farkı ne? Defterde randevu tek bir yerde, tek bir kişinin elindedir; siz izindeyken kimse bakamaz, defter kaybolursa her şey gider. WhatsApp'ta randevu, yüzlerce mesajın arasında bir cümledir; iki hafta sonra o mesajı bulmak neredeyse imkânsızdır ve iki farklı çalışan aynı saati iki müşteriye verebilir. Programda randevu tek kaynakta durur, çakışma sistemce engellenir, kayıtlar sunucudadır — telefonunuz bozulsa da yerinde kalır.
İkinci büyük fark müşteri özetidir. Müşteri listesinde ad, telefon, kişisel not, tamamlanan ziyaret sayısı ve son ziyaret tarihi birlikte görünür. 'Amonyaksız boya kullanıyor' gibi işletme notlarını bu alanda tutabilirsiniz. Mevcut sürüm müşteri kartında bütün randevuları ve hizmetleri satır satır gösteren ayrıntılı bir geçmiş ekranı sunmaz.
Gelmeyen müşteri (no-show) için takvimde randevu durumunu 'gelmedi' olarak işaretleyebilirsiniz. Hatırlatma tuşuna bastığınızda müşteriye gidecek mesaj tarih ve saatiyle hazır açılır; metni kontrol edip kendi hattınızdan siz gönderirsiniz. Bu akış mesaj hazırlama işini kısaltır, ancak otomatik gönderim ya da ayrı bir no-show analiz raporu değildir.
Maliyet ve kapsam, kurulacak hizmet listesi, personel yapısı, veri hazırlığı ve eğitim ihtiyacı görüldükten sonra teklif edilir. Kurulumda hangi tanımların bizim tarafımızdan girileceği ve işletmenin hangi verileri hazırlayacağı teklifte açıkça belirtilir; şube bazlı fiyat veya hazır bir kapasite taahhüdü verilmez.
Gaziantep'te kuaför, berber, güzellik salonu ve birebir dersle çalışan stüdyolar için tanım, randevu sayfası ve eğitim sürecini birlikte planlıyoruz. Hizmet listeniz sektörünüze göre hazırlanır, fiyat ve çalışma düzeniniz doğrulanır; teslim süresi veri kapsamı netleştikten sonra paylaşılır. Ayrıntılar için randevu programımızın sayfasını inceleyebilir veya bize yazabilirsiniz.