Aidat takip programının kalbi tahsilat tablosudur. Takip edilen dönemlerde daire daire kimin ödediği, kimin geciktiği tek ekranda görünür; geciken ay sayısı daire özetinde öne çıkar. Yönetici kayıtları aynı panelden kontrol eder. Mevcut ekran sınırsız ayrıntılı ödeme geçmişi veya sakinlere açık hesap özeti vaat etmez.
Yöneticiliğin en yıpratıcı tarafı hatırlatmadır, çünkü kimse komşusundan para istemek zorunda kalmak istemez. Program bu yükü hafifletir: geciken dairenin yanındaki tuşa bastığınızda mesaj, daire numarası, dönem ve tutar yazılı olarak hazır açılır; siz yalnızca gönder dersiniz. Metni her seferinde kurmak, tutarı hesaplamak ve numarayı bulmak ortadan kalkar. Hatırlatma kişisel bir çıkış olmaktan çıkıp rutin bir işleme dönüşür.
Yönetim kasasında gelir ve giderler tarih, açıklama ve tutarla kaydedilir. Asansör bakımı, temizlik, elektrik ve bahçe düzenlemesi gibi kalemleri yönetici aynı panelde inceleyebilir. Bu ekran yetkili yönetim kullanıcılarına yöneliktir; sakinlere veya denetim kuruluna açık ayrı bir portal değildir.
Burada sık atlanan bir kurulum adımı var: açılış bakiyesi. Programa geçerken kasada ya da bankada duran mevcut para tek satır gelir olarak girilmelidir. Girilmezse kasa sürekli eksi görünür ve tablo güven vermez. Aynı şekilde geçmiş dönemlerden borcu olan daireler, o dönemler ödenmemiş bırakılarak sisteme taşınır; böylece program sıfırdan değil, binanın bugünkü gerçek durumundan başlar.
Excel tek kişinin dosyasında kalabilir, kopyalara bölünebilir ve formülleri fark edilmeden bozulabilir. HKN Aidat yönetici ve yetkilendirilmiş ekip için ortak bir panel sağlar. Sakinlerin kendi borcunu veya duyuruları göreceği ayrı bir portal mevcut sürümde bulunmaz; iletişim yönetici tarafından yürütülür.
Yönetici değişimi bu işin en kırılgan anıdır. Mevcut sürümde tek tuşla sahip devri akışı yoktur. Yönetim değişikliğinde kullanıcı ve ekip erişimleri HKN Bilişim desteğiyle yeniden düzenlenir; hangi kayıtların ve belgelerin ayrıca teslim edileceği taraflarca kontrol edilmelidir.
Takip tablosu son dönemlerin ödeme durumunu, daire özeti ise bakiye ve gecikmiş ay bilgisini gösterir. Kasa hareketleri yönetim panelinde kayıtlı kalır. Belirli bir kurul veya blok için hazır rapor üretme özelliği vaat edilmez.
Aidat tutarı değiştiğinde yeni dönemler güncel tutarla izlenebilir, daha önce oluşturulmuş dönem kayıtları kendi tutarını korur. Mevcut sürümde kısmi ödeme ve kalan bakiyeyi aynı dönem satırında yöneten ayrı bir akış yoktur; dönem ödeme durumu ödendi veya bekliyor olarak tutulur.
Gaziantep'teki apartman ve küçük site yönetimleri için daire listesi, devreden borç hazırlığı ve eğitim kapsamını birlikte planlıyoruz. Liste toplu oluşturma aracı veri girişini hızlandırır; teslim süresi daire sayısı ve mevcut verinin düzenine göre belirlenir. Program ekranlarını aidat takip programı sayfamızdan görebilirsiniz.