Birinci soru: veriler kimin? Müşteri listeniz, randevu geçmişiniz ya da daire kayıtlarınız sizin varlığınızdır. Sözleşmede bu verilerin size ait olduğu ve talep ettiğinizde dışa aktarılacağı yazmalıdır. 'Sistemden çıkarken verilerimi alabilir miyim?' sorusuna net cevap alamıyorsanız o programa bağlanmayın.
İkinci soru: yedek var mı? Bu, en sık atlanan ve en pahalıya patlayan konudur. Programın verisi düzenli yedekleniyor mu, bir arıza durumunda ne kadar geriye dönülebiliyor? 'Bulutta, güvende' cümlesi tek başına yedek anlamına gelmez. Somut soru şudur: dün akşamki hâlime dönebilir miyim?
Üçüncü soru: kime ulaşacağım? Uzaktaki bir firmadan aldığınız programda destek genelde e-posta ya da bilet sistemidir ve cevap saatler sürer. Kepenk açıkken randevu sistemi çalışmıyorsa bunun bedeli büyüktür. Yerel bir sağlayıcının en somut faydası budur: arayınca ulaşabildiğiniz, gerekirse yerinde gelen bir muhatap.
Dördüncü soru: kurulumu kim yapıyor? Çoğu programın demosu boş bir panel gösterir. Asıl iş, hizmet listenizin, personellerinizin, stoğunuzun ya da daire listenizin sisteme girilmesidir ve bu tek başınıza günler alabilir. Kurulum bedelinin neyi kapsadığını yazılı olarak isteyin: veri girişi dahil mi, eğitim var mı, kaç saat?
Beşinci soru: gizli maliyet var mı? Aylık bedelin dışında mesaj ücreti, ek kullanıcı bedeli, ek şube ücreti ya da yıllık zam olabilir. Özellikle SMS gönderen sistemlerde mesaj başına ücret sorulmalıdır; ayda birkaç yüz mesaj gönderen bir işletmede bu kalem, programın kendisinden pahalıya gelebilir.
Altıncı soru: ihtiyacım olmayanı almıyor muyum? Küçük işletmelerde en yaygın hata, kurumsal bir sistemin küçük paketini almaktır. Yüz ekranı olan ama sizin üçünü kullandığınız bir programda hem para hem zaman kaybedilir; çalışanlar karmaşık ekranlardan kaçar ve sistem kullanılmaz hâle gelir. Sizin işinizi bilen sade bir program çoğu zaman daha iyidir.
Yedinci soru: telefondan çalışıyor mu? Kuaför, galerici ya da apartman yöneticisi masa başında oturmaz. Programın telefon tarayıcısından rahat açılması, ana ekrana uygulama gibi eklenebilmesi günlük kullanımda belirleyicidir. Yalnız bilgisayarda düzgün çalışan bir program, pratikte kullanılmayan bir programdır.
Sekizinci soru: çıkmak kolay mı? Uzun taahhüt, cayma bedeli ve veri dışa aktarımının ücretli olması gibi maddeler sözleşmede saklı olabilir. İyi bir sağlayıcı sizi taahhütle değil hizmetle tutar. Deneme sürecini de ciddiye alın: bir hafta gerçek verinizle kullanmadan karar vermeyin, demo veriyle her program iyi görünür.
HKN Suite'i tam olarak bu sorulara cevap verecek şekilde kurguladık: kurulumda veri girişini ve eğitimi biz yapıyoruz, destek için Gaziantep'te ulaşabileceğiniz bir muhatabınız oluyor, kayıtlarınız yıl sınırı olmadan saklanıyor ve panel içinde her modül için adım adım kullanım kılavuzu bulunuyor. Randevu, oto galeri, apartman aidatı ve WhatsApp asistanı çözümlerimizi yazılımlar sayfamızdan inceleyebilirsiniz.