Ölçek en temel farktır. Yüz daireli bir sitede aidat takibini Excel'le yürütmek teorik olarak mümkündür ama pratikte yürümez: tek bir kişinin bilgisayarındaki dosya, ay sonunda saatler süren bir mutabakat işine dönüşür ve bir formül bozulduğunda kimse fark etmez. Tahsilat tablosunda daire × ay ızgarası, yüz daireyi de tek ekranda gösterir; geciken daireler kendiliğinden öne çıkar.
Kurulumda en çok vakit alan iş daire listesinin girilmesidir ve sitelerde bu liste uzundur. Elinizdeki listeyi — Excel'den ya da bir mesajdan — olduğu gibi yapıştırdığınızda daireler toplu olarak oluşturulur. A-1'den C-40'a kadar yüz daire, tek tek girilmek yerine dakikalar içinde sisteme aktarılır. Devreden borçlar da aynı kurulumda işlenir, böylece site sıfırdan değil bugünkü gerçek durumundan başlar.
Blok yapısı kapı numarasıyla çözülür. A-1, A-2, B-1, C-12 gibi bir numaralandırma kullandığınızda tablo blok blok okunabilir hale gelir. Aidat tutarı bloktan bloğa ya da daire tipine göre değişiyorsa her dairenin aylık aidatı ayrı tanımlanır; sistem tek bir tutar dayatmaz. Dükkânı olan sitelerde ticari birimler de farklı tutarla aynı tabloda takip edilir.
Ortak giderlerin kaydı sitede apartmandan daha kritiktir çünkü kalemler çoktur: güvenlik, temizlik personeli, peyzaj, havuz bakımı, asansör, jeneratör, ortak alan elektriği. Kasa defterine bunlar tek tek girildiğinde yıl sonunda "paranın nereye gittiği" bir tablodan okunur. Denetim kurulunun sorduğu sorular, tartışma yerine kayıt gösterilerek cevaplanır.
Geçmişe erişim site yönetiminde bir denetim aracıdır. Kayıtlar yıl sınırı olmadan saklandığı için üç yıl önce yapılan bir asansör bakımına ya da iki yıl önceki bir ayın tahsilat oranına bakabilirsiniz. Muhasebe ekranından tarih aralığı seçerek belirli bir dönemin gelir-giderini çıkarmak, olağan genel kurul hazırlığını saatlerden dakikalara indirir.
Yönetim devri sitelerde en sık sorun çıkan andır. Yönetim kurulu her yıl değişebilir ve devir, kutular içinde makbuz taşımaya döner; eksik evrak ve "geçen yönetim ne yaptı bilmiyoruz" cümlesi klasiktir. Programda kayıtlar kişiye değil siteye aittir. Yeni yönetime erişim açılır, geçmiş yerinde kalır ve devir birkaç dakikada tamamlanır.
Sakinlere açılma tarafı sitede apartmandan daha çok işe yarar, çünkü yönetici yüz kişiyi tek tek arayamaz. Paketinize göre açılabilen sakin ekranında her sakin kendi dairesinin borcunu, ödeme geçmişini ve yönetimin duyurularını görür. "Benim borcum ne kadar" telefonlarının kesilmesi, yöneticinin en çok zaman kazandığı yerdir.
Kurulumda iki adımı atlamayın: açılış bakiyesi ve devreden borçlar. Kasada ya da bankada duran mevcut para tek satır gelir olarak girilmezse kasa sürekli eksi görünür ve tablo güven vermez. Bu ikisi girildiğinde program ilk günden sitenin gerçek tablosunu gösterir.