Ölçek büyüdükçe tek bir Excel dosyasını güncel tutmak zorlaşır; formül veya dosya kopyası hataları fark edilmeden kalabilir. HKN Aidat'ın takip tablosu son dönemlerde daire daire ödeme durumunu gösterir, geciken ay bilgisi daire özetinde görünür. Ürün profesyonel site muhasebesinin bütün raporlarını karşılayan kapsamlı bir ERP değildir.
Kurulumda en çok vakit alan iş daire listesinin hazırlanmasıdır. Elinizdeki kapı numarası, sakin, telefon ve aylık aidat bilgileri toplu giriş alanına yapıştırılarak daireler oluşturulabilir. Devreden borçların nasıl işleneceği mevcut listenin yapısı görüldükten sonra planlanır; veri hazırlığı ve doğrulama süresi kapsama göre değişir.
Mevcut sürümde bloklar için ayrı tablo, filtre veya rapor yoktur. Kapı numarasında A-1 ya da B-2 gibi bir adlandırma kullanılabilir, ancak bu yalnızca metin etiketidir ve blok bazlı yönetim özelliğine dönüşmez. Her dairenin aylık aidatı ayrı tanımlanabildiği için farklı tutarlar daire seviyesinde girilebilir.
Yönetim kasasına güvenlik, temizlik, peyzaj, asansör veya ortak alan elektriği gibi giderler tarih, açıklama ve tutarla kaydedilebilir. Gelir-gider hareketlerini yönetici ve yetkilendirilmiş ekip panelde inceler. Denetim kuruluna açık ayrı hesap, ortak gider dağıtım motoru veya blok raporu bulunmaz.
Kasa kayıtları tarih aralığı üzerinden yönetim panelinde incelenebilir; tahsilat tablosu ise takip edilen dönemlerin durumunu gösterir. Belirli bir blok, kurul veya genel kurul biçimine göre hazırlanmış özel bir rapor vaat edilmez; gerekiyorsa toplantı sunumu yönetici tarafından mevcut kayıtlardan hazırlanır.
Yönetim değişiminde tek tuşla sahip devri yapılmaz. Kayıtlar kiracı hesabında tutulur; yeni yönetici ve ekip erişimlerinin yeniden düzenlenmesi için HKN Bilişim destek verir. Makbuz, karar defteri ve diğer resmi belgelerin teslimi yine eski ve yeni yönetimin sorumluluğundadır.
Sakinlerin giriş yaptığı bir borç veya duyuru portalı mevcut değildir. Vadesi geçen aidat için daire, dönem ve tutar bilgisiyle WhatsApp mesajı hazır açılır; yönetici metni kontrol edip kendi hattından gönderir. Bu işlem otomatik toplu gönderim değildir.
Kurulumda iki adımı atlamayın: açılış bakiyesi ve devreden borçlar. Kasada ya da bankada duran mevcut para tek satır gelir olarak girilmezse kasa sürekli eksi görünür ve tablo güven vermez. Bu ikisi girildiğinde program ilk günden sitenin gerçek tablosunu gösterir.