Apartman Aidat Takip Programı — Tahsilat ve Şeffaf Kasa

Apartman yöneticiliğinin yorucu yanı para değil takiptir: kim ödedi, kim gecikti, kasada ne var, geçen ay ne harcandı. HKN Aidat bu kayıtları yöneticinin kullandığı tek bir panelde toplar.

Programın kalbi tahsilat tablosudur. Ay ay, daire daire kimin ödediği tek ekranda görünür; geciken daireler kendiliğinden öne çıkar. Bir dairenin geçmiş tüm ödemeleri kayıtlı olduğu için "ben ödemiştim" tartışması bir tıkla biter.

Hatırlatma yöneticiliğin en yıpratıcı tarafıdır, çünkü kimse komşusundan para istemek zorunda kalmak istemez. Geciken dairenin yanındaki tuşa bastığınızda mesaj — daire numarası, dönem ve tutar yazılı olarak — hazır açılır; siz yalnızca gönder dersiniz. Hatırlatma kişisel bir çıkış olmaktan çıkıp rutin bir işleme dönüşür.

Yönetim kasası; asansör bakımı, temizlik, elektrik ve bahçe düzenlemesi gibi kalemleri aynı defterde toplar. Yıl sonu toplantısı veya iç kontrol için belirli tarih aralığındaki gelir-gider kayıtları tek yerden incelenir.

Yönetim değişikliği kayıt düzeninin en kırılgan anıdır. HKN Aidat veriyi kiracı hesabında saklar; yeni yönetim için hesap ve ekip erişimleri yeniden düzenlenirken HKN Bilişim yetkilendirme desteği verir.

Kurulumda iki adım atlanmamalıdır. Birincisi açılış bakiyesi: kasada ya da bankada duran mevcut para tek satır gelir olarak girilmezse kasa sürekli eksi görünür. İkincisi devreden borçlar: geçmiş dönemlerden borcu olan daireler o dönemler ödenmemiş bırakılarak taşınır. Böylece program sıfırdan değil binanın bugünkü gerçek durumundan başlar.

Daire listesini elle girmenize gerek yok. Elinizdeki listeyi — Excel'den ya da bir mesajdan — olduğu gibi yapıştırdığınızda daireler toplu olarak oluşturulur. Devreden borçlar ve geçmiş dönemler kurulumda ayrıca girilip doğrulanır. Kasa hareketleri tarih aralığıyla incelenebilir; denetim için bu, güvenin somut karşılığıdır.

Muhasebe sekmesi bu defteri rapora çevirir. Tahsil edilen aidatlar gelir, yapılan harcamalar gider olarak ay ay ve yıl yıl toplanır; net rakam kasada ne kaldığını gösterir. Bu ay, son 12 ay, belirli bir yıl ya da kendi verdiğiniz tarih aralığı için döküm alabilirsiniz — yıl sonu toplantısına ya da denetime giderken tablo hazırdır, kimsenin gece Excel'de toplama yapması gerekmez.

Apartman kasası bir gelir-gider defteridir; resmi muhasebe programı değildir. Şirket muhasebesi, fatura ve beyanname gerekiyorsa o ayrı bir yazılımın işidir: Muhasebe yazılımları (Zirve, MİX ön muhasebe)