Önce en sık karıştırılan iki kavramı ayıralım: ciro ve kâr. Ciro, işletmeye giren toplam paradır. Kâr ise cirodan giderler düşüldükten sonra kalandır. Günde 8.000 TL ciro yapan bir kuaför ayda 240.000 TL görür; kira, personel, malzeme, elektrik ve vergi düşüldüğünde elde kalan çok daha küçüktür. Yalnızca ciroya bakan işletme sahibi kendini olduğundan zengin sanır ve o yanılgıyla harcama yapar. Takibin asıl amacı ciroyu değil, net rakamı görünür kılmaktır.
İkinci mesele giderlerin eksik yazılmasıdır. Çoğu işletme yalnızca büyük ve düzenli kalemleri (kira, personel) sayar; küçük ama sık tekrarlayanları atlar. Oysa gün içinde alınan malzeme, kargo, temizlik ürünü, yazılım aboneliği, kredi kartı komisyonu ve nakliye toplandığında ciddi bir tutar eder. Kural basit: kasadan çıkan her kuruş, tutarı ne olursa olsun aynı gün yazılmalıdır. Akşam hatırlanmaya çalışılan gider yazılmaz, yazılmayan gider de kârı olduğundan yüksek gösterir.
Üçüncüsü zamanlama sorunudur. Bir geliri tahsil edildiği tarihe, gideri de yapıldığı tarihe yazmak gerekir. Ocak ayında verilen hizmetin parası Şubat'ta tahsil ediliyorsa bu bilinçli bir tercihtir ve tutarlı uygulanmalıdır; bazı ayları bir yönteme, bazılarını diğerine yazmak aylık karşılaştırmayı anlamsız kılar. Aylar ancak aynı kuralla tutulduğunda kıyaslanabilir.
Peki Excel neden bir yere kadar işe yarar? Excel ilk aylarda gerçekten yeterlidir; ücretsizdir ve herkes az çok bilir. Tıkandığı noktalar da bellidir. Excel tek bilgisayardadır; siz dükkânda değilken kimse giremez, telefondan girmek zahmetlidir ve pratikte kayıt akşama, sonra ertesi güne, sonra hiç yazılmamaya döner. İki kişi aynı anda çalışamaz, dosya "gelir-gider-son-SON2" gibi kopyalara bölünür. En sinsisi formül hatasıdır: silinen ya da kayan bir toplam formülü hiçbir uyarı vermez, aylarca yanlış rakama bakarsınız. Bir de yedek meselesi vardır — bilgisayar bozulduğunda ya da dosya silindiğinde geri dönüş yoktur.
Gelir gider takip programının çözdüğü şey aslında disiplindir. Kayıt işin yapıldığı anda, telefondan, birkaç saniyede girilir; girilmesi kolaylaştıkça atlanmaz. Toplamlar formüle değil sisteme bağlıdır, bozulmaz. Veri sunucuda durduğu için telefonunuz bozulsa da kayıtlar yerinde kalır. Ay ay ve yıl yıl döküm hazır gelir; geçen yılın aynı ayıyla karşılaştırma tek tıkla yapılır.
HKN Suite yazılımlarında bu takip modülün kendi işine bağlanmıştır ve farkı buradadır. Randevu programında randevuyu "bitti" olarak işaretlerken tahsil ettiğiniz tutarı yazarsınız; liste fiyatı hazır gelir, indirim yaptıysanız gerçek rakamı geçersiniz. Böylece ciro fiyat listesine değil kasaya dayanır. Oto galeri programında satılan aracın alış ve satış bedeli aynı aya yazılır, aradaki fark o aracın kârıdır. Aidat programında tahsil edilen aidat gelir, yapılan harcama gider olarak işlenir ve yıl sonu toplantısına hazır tablo çıkar. Üçünde de kira, personel ve malzeme gibi kalemler elle eklenir; gelir, gider ve net kâr tek ekranda toplanır.
Dönem seçimi pratikte en çok kullanılan özelliktir. Bu ay, son 12 ay, belirli bir yıl ya da kendi verdiğiniz iki tarih arası için toplam alabilirsiniz. Sezonluk çalışan işletmeler için bu önemlidir: yaz aylarını kendi arasında, kışı kendi arasında karşılaştırmak gerekir. Kayıtlar yıl sınırı olmadan saklandığı için üç yıl önceki bir ayın rakamına da bakabilirsiniz.
Burada dürüst bir sınır çizmek gerekiyor. Gelir gider takibi ile resmi muhasebe aynı şey değildir. Bu programlar bir işletme defteri tutar: ne girdi, ne çıktı, elde ne kaldı. Fatura kesme, KDV hesabı, e-fatura ve beyanname bu programların işi değildir; onlar için Zirve gibi resmi bir muhasebe yazılımı ve bir mali müşavir gerekir. İkisi birbirinin yerine geçmez, birbirini tamamlar: siz günlük defteri tutarsınız, mali müşaviriniz resmi kayıtları yürütür. HKN Bilişim olarak muhasebe yazılımı kurulumunu da yaptığımız için hangi işin hangi tarafa düştüğünü baştan netleştiriyoruz.
Gaziantep'te kuaför, güzellik salonu, oto galeri ve apartman yönetimi için bu takibi kurulumdan eğitime kadar biz üstleniyoruz. Kurulum sırasında gider kalemleriniz tanımlanır, açılış bakiyeniz girilir ve ilk ayın kaydını birlikte yaparız — çünkü bu tür bir programın kullanılmadan bırakılmasının en yaygın sebebi ilk kaydın hiç girilmemiş olmasıdır.