Sevkiyat planında mal, miktar, birim ve teslim adresi kaynağını belirleyin. Sipariş kaydıyla fiilen çıkan ürün farklıysa bu fark belge hazırlanmadan görülmelidir. Aynı bilgiyi farklı kişilerce tekrar yazmak hata riskini artırır.
Taşıma ve teslim ayrıntıları, işlemin türüne ve güncel GİB teknik koşullarına göre hazırlanır. Kimin bilgiyi gireceği, kimin kontrol edeceği ve sevke hazır durumunu kimin vereceği açık olmalıdır. Zamanlama konusunda eski kâğıt alışkanlıklarıyla hareket edilmez.
Kurulumda belge oluşturma, gönderim durumu ve depoya geri bildirim kontrol edilir. İnternet veya uygulama sorunu olursa izlenecek resmi yöntem önceden öğrenilir. Hata halinde aynı sevkiyat için kontrolsüz ikinci belge oluşturulmaz.
Teslim veya miktar farklarında işletmenin muhasebe sorumlusu güncel yanıt ve düzeltme yolunu değerlendirir. Rehber, bütün taşıma senaryoları için tek zorunlu alan listesi vermez. Uygulama sürümü ve resmi kılavuz esas alınır; personel eğitimi buna göre güncellenir.