Kişi adına imza atma ihtiyacı ile işletmenin elektronik belgesini mühürleme ihtiyacı farklı değerlendirilir. Doğru sertifika, şirket yapısı ve kullanılacak uygulamanın koşullarından belirlenir. Başka bir şirketin mali mührü veya başka kişinin e-imzası genel bir kullanım yetkisi sağlamaz.
Mali mühür sertifikası Kamu SM sürecinde üretilir. HKN Bilişim başvuru hazırlığı ve teknik kurulum konusunda destek sağlar. Başvuru bilgilerindeki tutarlılık, yetkili kişi ve güvenli evrak paylaşımı ilk aşamada önem taşır.
Cihaz teslimi ile e-belgeye geçiş birbirinden ayrıdır. Program ve kullanıcı ayarları, e-belge uygulamasına başvuru ve günlük belge takip düzeni ayrıca tamamlanır. Cihazın hangi bilgisayarda kullanılacağı ve sorumlu yetkilinin kim olacağı belirlenmelidir.
Mali mühür akışında üç yıllık seçenek yer alır. Gerçek geçerlilik tarihi sertifikadan kontrol edilir; yenileme son güne bırakılmaz. Unvan veya başka başvuru bilgilerinde değişiklik varsa güncel sağlayıcı süreci incelenir. PIN ve cihaz, işletmenin belirlediği yetki düzeni içinde korunur.