Belge türünü seçmeden önce alıcının durumunu ve işlemin gerektirdiği bilgileri kontrol edin. E-fatura ile e-arşiv ayrımı yalnız dosyanın PDF olmasıyla yapılmaz. Güncel uygulama koşulları ve özel durumlar GİB rehberlerinden teyit edilir.
Alıcı iletişim bilgisindeki hata, doğru düzenlenmiş belgenin yanlış kişiye gitmesine neden olabilir. Gönderim adresi ve işletmenin kontrol süreci tanımlı olsun. Toplu gönderimde alıcı listesini gereksiz şekilde görünür kılan yöntemlerden kaçının.
Belgenin uygulamadaki durumu ve varsa iletim hatası izlenir. PDF görüntüsü, uygulamanın tutması gereken bütün kayıtların yerine geçtiği varsayılarak kullanılmamalıdır. Muhafaza ve ibraz kapsamı güncel resmi koşullar ve işletmenin muhasebe düzeniyle değerlendirilir.
Arşiv erişimini örnek bir tarih ve belgeyle sınayın. Hesap kapatıldığında veya sağlayıcı değiştiğinde eski belgelere nasıl erişileceği sözleşmeden kontrol edilir. İptal veya düzeltme gerekiyorsa belgeyi silerek çözmek yerine güncel resmi işlem yolu izlenir.