E-faturaya geçiş artık çoğu işletme için yasal bir zorunluluk. Belirli ciro eşiğini aşan ya da belirli sektörlerde faaliyet gösteren firmalar, GİB tarafından e-fatura mükellefi kapsamına alınır. Gaziantep'te ticaretle uğraşan bir işletme olarak bu yükümlülüğü zamanında yerine getirmek, hem cezalardan kaçınmanızı hem de operasyonel olarak rakiplerinizin önünde olmanızı sağlar.
E-fatura geçişinin ilk adımı mali mühür temini ve GİB portalına başvurudur. HKN Bilişim olarak mali mühür başvurunuzu sizin adınıza yürütür, cihaz kurulumunu yapar ve aktivasyon sürecini takip ederiz. Gerekli belgeler tam olduğunda geçiş genellikle 1-3 iş günü içinde tamamlanır; siz bu süreçte işinize odaklanırsınız.
HKN Bilişim, GİB onaylı özel entegratör EDM Bilişim'in yetkili bayisidir. Bu sayede e-fatura geçişinizi doğrudan GİB portalı yerine güçlü bir entegratör altyapısı üzerinden kurabilir; yüksek belge hacminde dahi kesintisiz, otomatik ve güvenli fatura akışına kavuşursunuz.
Geçişin asıl değeri muhasebe entegrasyonunda ortaya çıkar. Zirve başta olmak üzere yaygın muhasebe programlarınızla e-fatura altyapısını entegre eder, fatura kesme ve gönderme işlemlerini tek ekrana indiririz. Böylece her fatura için ayrı işlem yapmaz, kesilen faturanın otomatik olarak muhasebeye işlenmesini sağlarsınız.
E-faturanın işletmenize getirdiği tasarruf yalnızca kağıt ve kartuş masrafından ibaret değildir. Kargo, fiziksel arşivleme ve manuel kayıt için harcanan saatler de ortadan kalkar. Faturalar yasal süre boyunca dijital ortamda güvenle saklanır, denetim anında saniyeler içinde erişilir.
Sık karıştırılan bir konuyu netleştirelim: e-fatura ile e-arşiv aynı şey değildir. E-fatura, sistemde kayıtlı olan yani kendisi de e-fatura mükellefi olan alıcılara kesilir. Karşınızdaki taraf sistemde kayıtlı değilse, örneğin nihai tüketiciye satış yapıyorsanız, o belge e-arşiv fatura olarak düzenlenir. İkisi birlikte çalışır ve mükellef olduğunuzda genellikle her ikisine birden ihtiyacınız olur. Kurulumu buna göre planlıyoruz ki sonradan eksik çıkmasın.
Kapsama girip girmediğinizi merak ediyorsanız belirleyici olan iki şey var: ciro eşiği ve faaliyet alanı. Ciro eşiği zaman içinde aşağı çekilebiliyor, yani bu yıl kapsam dışında olan bir işletme gelecek yıl kapsama girebiliyor. Ayrıca bazı sektörler ciroya bakılmaksızın doğrudan kapsama alınabiliyor. Durumunuzu birlikte kontrol ediyoruz; erken geçmek ceza riskini ortadan kaldırdığı gibi, geçişi sakin bir dönemde yapmanızı da sağlıyor.
Geçiş kararı verilince en çok sorulan soru şu oluyor: GİB portalı mı, entegratör mü? GİB portalı ücretsizdir ama manuel çalışır; her faturayı tek tek girmeniz gerekir ve muhasebe programınızla konuşmaz. Ayda birkaç fatura kesen bir işletme için yeterli olabilir. Fatura hacminiz arttıkça portal hızla darboğaza dönüşür. Entegratör ise faturaları muhasebe programınızdan otomatik akıtır. Hangisinin size uygun olduğunu aylık fatura adediniz belirler; bunu baştan konuşuyoruz.
Faturayı kesmek işin yarısı; gelen faturaları yönetmek diğer yarısı. E-fatura mükellefi olduğunuzda tedarikçileriniz size de elektronik fatura göndermeye başlar ve bu faturaların belirli süreler içinde kabul veya reddedilmesi gerekir. Zamanında yanıtlanmayan faturalar muhasebe ve mutabakat tarafında sorun yaratır. Kurulumda gelen fatura akışını da yapılandırıyor, kimin takip edeceğini birlikte belirliyoruz.
Arşivleme yükümlülüğü de sık atlanan bir başlık. E-faturaların yasal saklama süresi boyunca erişilebilir durumda tutulması gerekir; bunu "nasılsa sistemde duruyor" diye geçmemek lazım. Entegratör altyapısı bu saklamayı üstlenir, ancak yine de kendi tarafınızda düzenli yedek almanızı öneriyoruz. Denetim anında belge bulunamaması, geçişin kendisinden çok daha büyük bir sorun yaratır.
Ekibin alışması için ilk hafta kritiktir. Fatura kesen kişi süreci bilmiyorsa, sistem doğru kurulmuş olsa bile hatalı belge düzenlenir ve iptal/itiraz süreçleri devreye girer. Kurulum sonrası fatura kesen kullanıcılara doğrudan kendi ekranları üzerinden eğitim veriyor, ilk faturaları birlikte kesiyoruz. Yanlış kesilen bir faturayı düzeltmek, doğru kesmeyi öğretmekten her zaman daha pahalıdır.
Maliyet tarafında şeffaf olalım: e-fatura sisteminin bir mali mühür bedeli, bir de kullanılan kontör veya paket bedeli vardır. Kontör, kesilen belge adedi üzerinden tükenir. İşletmenizin aylık fatura adedine göre uygun paketi öneriyoruz; gereğinden büyük paket almak da, sürekli kontör bitmesi de rahatsız edici. Güncel fiyatları sitemizin fiyatlar bölümünden görebilir, size özel durum için teklif isteyebilirsiniz.
Gaziantep ve çevresindeki işletmelere e-fatura konusunda uçtan uca destek veriyoruz: başvuru, mali mühür, kurulum, entegrasyon, eğitim ve mevzuat takibi. GİB'in güncellemelerini biz izler, sizi her zaman uyumlu tutarız. Geçiş süreci, fiyatlandırma ve entegrasyon detayları için bizimle iletişime geçebilirsiniz.