E-fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirlerine düzenlediği faturalar sistemin belirlediği yapı üzerinden iletilir. Alıcının kayıt durumu e-fatura ve e-arşiv ayrımında önemlidir. Belge türü yalnız müşterinin şirket veya kişi olduğuna bakılarak tahmin edilmemelidir.
Kullanım yöntemi işletmenin işlem hacmine ve entegrasyon ihtiyacına göre seçilir. GİB portalı, özel entegratör veya uygun entegrasyon yöntemi karşılaştırılırken belge takibi, kullanıcı yetkileri ve mevcut muhasebe düzeni dikkate alınır. Her programın her sağlayıcıyla otomatik çalıştığı varsayılmaz.
Geçiş zorunluluğu ve tarihleri güncel GİB düzenlemeleri ile mükellefiyet durumuna bağlıdır. Eski bir içerikteki ciro rakamı veya teslim süresi üzerinden karar vermeyin. Mali müşaviriniz yükümlülüğü netleştirdikten sonra teknik hazırlık ve başvuru takvimi oluşturulur.
Kurulumda yalnız ilk gönderim değil; gelen belge, bekleyen işlem, hata bildirimi ve arşive erişim de denenir. İptal veya itiraz gibi süreli işlemler ilgili güncel kılavuzdan kontrol edilir. Paket, sertifika ve destek bedelleri farklı kalemler olabilir; güncel teklifin kapsamına bakın.