Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), resmi yazışmaların elektronik ortamda yasal geçerlilikle yapılmasını sağlayan bir sistemdir. Normal e-postanın aksine, KEP ile gönderilen iletinin ne zaman gönderildiği, kime ulaştığı ve açılıp açılmadığı hukuken kanıtlanabilir. Bu özelliği KEP'i ihtar, bildirim ve resmi tebligat için güvenli bir araç haline getirir.
Aradaki farkı en iyi anlatan benzetme, iadeli taahhütlü postadır. Normal e-posta, zarfı postaya atıp arkasından bakmak gibidir: gitti mi, ulaştı mı, açıldı mı bilemezsiniz ve bir anlaşmazlıkta "ben göndermiştim" demeniz tek başına bir şey ifade etmez. KEP ise her adımı kayıt altına alır ve size delil niteliğinde bir kayıt üretir. Karşı taraf iletiyi açmasa bile, kendisine usulüne uygun ulaştığı kanıtlanmış olur.
KEP'in en çok işe yaradığı yer anlaşmazlıklardır. Ödemesini geciktiren bir müşteriye ihtar çekmek, bir sözleşmeyi feshetmek, ayıplı mal bildirimi yapmak ya da bir tacire resmi bildirimde bulunmak gerektiğinde, elinizde gönderinin ulaştığını gösteren bir kayıt olması işin seyrini değiştirir. Aynı işi noter üzerinden yapmak mümkündür ama hem daha pahalı hem daha yavaştır.
Yasal tarafta özetle şu geçerlidir: sermaye şirketleri ve tacirler arasındaki belirli bildirimlerin kayıtlı elektronik posta üzerinden yapılması öngörülmüştür. Bu nedenle anonim ve limited şirketlerin KEP adresi edinmesi pratikte bir gerekliliktir. Kapsam ve uygulama ayrıntıları zaman zaman güncellendiği için, işletmenizin tam olarak hangi yükümlülük altında olduğunu başvuru öncesinde birlikte kontrol ederiz.
KEP hesabı açmak için kimlik ve yetki doğrulaması yapılır; şirketler için bu, ticaret sicili kayıtlarıyla uyumlu belgeler ve yetkili bilgisi anlamına gelir. Şirket unvanındaki küçük farklar veya güncelliğini yitirmiş imza sirküleri başvuruyu geciktiren en yaygın nedenlerdir. Evrakı baştan kontrol eder, başvuruyu ve doğrulama sürecini sizin adınıza yürütürüz.
Hesap açıldıktan sonra sık atlanan bir nokta var: KEP kutusunu düzenli kontrol etmek. KEP üzerinden size ulaşan bir tebligat, siz okumasanız bile hukuken ulaşmış sayılır. Yani kutuyu aylarca açmamak, gelen bir ihtarı ya da bildirimi kaçırmak anlamına gelebilir ve bunun sonucu doğrudan işletmenize yansır. Kurulum sırasında hesabınıza gelen iletiler için bilgilendirme ayarlarını da yapılandırıyoruz.
KEP kullanımı ayrıca elektronik imza gerektirir; gönderilerin imzalanması bu şekilde yapılır. Bu yüzden KEP'i çoğu zaman e-imza veya mali mühürle birlikte kurgulamak gerekir. Tek tek farklı yerlerden almak yerine ihtiyacınızı bir bütün olarak değerlendirmek hem maliyeti hem uğraşı azaltır.
Arşivleme tarafı da önemlidir. KEP üzerinden yapılan yazışmaların ve delil kayıtlarının saklanması, ileride bir uyuşmazlık çıktığında işinize yarayacak asıl şeydir. Hesabı kurarken yazışmaların nasıl arşivleneceğini, hangi kayıtların saklanması gerektiğini ve bunlara nereden ulaşacağınızı gösteriyoruz.
KEP'in ne olmadığını da söyleyelim: günlük şirket yazışmaları için kullanacağınız bir e-posta değildir. Müşterinize teklif göndermek, ekiple dosya paylaşmak gibi işler için kurumsal e-postanız iş görür. KEP, hukuki sonuç doğurması istenen yazışmalar içindir. İkisini karıştırmak gereksiz maliyet yaratır; doğru aracı doğru yerde kullanmanızı öneririz.
Gaziantep'te KEP adresi açmak, mevcut hesabınızı yönetmek veya yenilemek için bize ulaşabilirsiniz. E-imza ve mali mühür gibi diğer e-dönüşüm araçlarıyla birlikte tüm dijital yazışma altyapınızı tek noktadan kurar, kullanmayı da gösteririz.