Önce kullanıcıları görevleriyle listeleyin: yalnız kayıt giren personel, rapor alan yönetici ve muhasebe sorumlusu aynı yetkiye ihtiyaç duymaz. Kaç kişinin aynı anda çalışacağı, kaç firma veya şubenin izleneceği teklif için temel bilgidir.
Ardından yapılması gereken işlemleri yazın. Cari, stok, fatura, bordro veya e-belge gibi başlıkların hangi ürün ve modülde bulunduğunu güncel ürün kapsamından kontrol edin. Benzer isimli iki paketin aynı lisans haklarını sunduğunu varsaymayın.
Mevcut veri ve bilgisayar ortamı da seçimi etkiler. Eski programın dışa aktarma imkânı, kullanılan işletim sistemi ve terminal yapısı incelenmelidir. Veri taşıma, ek kullanıcı veya kurulum hizmetinin lisans bedeline dahil olup olmadığı ayrı sorulmalıdır.
Teklifleri karşılaştırırken ürün adı ve sürüm, kullanıcı/firma sınırı, kullanım süresi, güncelleme, destek ve ek modül kalemlerini yan yana koyun. Kararı vermeden önce size gerekli bir günlük işlemin seçilen üründe nasıl tamamlandığını görün.