Mevcut kutu sayısını, her kutunun boyutunu, klasörlerini ve kullanılan protokolü kaydedin. Bilgisayarda yerel arşiv dosyası veya yalnız cihazda duran ileti varsa sunucudan yapılan taşıma bunları kapsamayabilir. Takvim ve kişiler de ayrı aktarım gerektirebilir.
Önce bir örnek kutuyla deneme yapın. Klasör yapısı, tarih, Türkçe karakter ve eklerin açıldığı kontrol edilir. Kaynak sistemin erişim sınırları ve taşıma aracının kapsamı belirlenmeden bütün hesaplarda aynı anda geçişe başlanmamalıdır.
Geçiş zamanı ve DNS değişikliği planlanır. Eski ve yeni sistemde kısa süre farklı iletiler oluşabileceği için son eşitleme veya kontrol yöntemi belirlenir. Kullanıcılara hangi anda hangi hesabı kullanacakları açıklanır.
Yeni ortamda gönderme/alma, arama ve eski örnek iletilere erişim denenir. Telefon ve bilgisayar hesapları güncellenir. Kabul tamamlanıp yedek ve saklama koşulları netleşmeden eski kutular silinmez veya abonelik kapatılmaz.