Yeni kullanıcı açarken görev, gerekli ortak kutular ve yönlendirmeler belirlenir. Yönetici rolü günlük posta kullanımı için verilmez. İşi yapmak için gereken en dar erişimle başlamak, sonradan fazla yetkileri bulmaya çalışmaktan daha düzenlidir.
Parola kurtarma ve çok faktörlü doğrulama yöntemlerini işletmenin kontrol edebildiği bir düzende tutun. Tek kişinin telefonuna bağlı bütün yönetim erişimleri, o kişi ayrıldığında iş sürekliliği sorunu yaratabilir. Alternatif yetkili ve kurtarma prosedürü belirlenir.
Personel ayrılırken yalnız parolayı değiştirmek yeterli olmayabilir. Açık oturumlar, yetki verilmiş uygulamalar, yönlendirmeler ve ortak kutu erişimleri gözden geçirilir. Kutudaki iş kayıtlarının saklanması ve devri, işletmenin yetkili veri politikasıyla yürütülür.
Düzenli kontrol sırasında kullanılmayan hesaplar ve gereksiz yönlendirmeler bulunur. Her değişikliğin talep eden ve uygulayan kişisi kaydedilir. Çalışanların kişisel yazışmaları veya bütün posta içerikleri gereksiz şekilde destek ekibine açılmaz.