Ad.soyad gibi kişisel iş adresleriyle bilgi ve muhasebe gibi görev adresleri farklı yönetilir. Görev adresine birden çok kişi erişecekse sağlayıcının ortak kutu veya yetki devri imkânını değerlendirin. Tek parolayı birçok kişiye dağıtmak erişim takibini zorlaştırır.
Takma adres genellikle ayrı bir posta kutusu değildir. Aynı kutuya gelen ek ad, bağımsız depolama veya ayrı kullanıcı oturumu sağlamayabilir. Paket karşılaştırmasında kutu sayısı ile adres sayısını birbirine karıştırmayın.
Mevcut posta hacmi, ek boyutları ve arşiv ihtiyacı kapasiteyi etkiler. Alan adı ve yönetici hesabı işletmenin kontrolünde kalmalıdır. Kurtarma bilgilerini yalnız ayrılabilecek bir çalışanın kişisel hesabına bağlamak erişim kaybına yol açabilir.
Kurulumdan sonra dışarıdan gönderme/alma ve doğru gönderici adı denenir. Personel değişiminde yönlendirme, eski kutuya yetkili erişim ve kapatma tarihi planlanır. Adreslerin sahipliği ve sorumlusu envanterde tutulur.