Ofisteki sunucunun görünmeyen maliyetleri
Sunucu satın alındığı gün maliyetin yalnızca bir kısmı ödenmiş olur. Yıllar içinde biriken giderler çoğu zaman ayrı faturalarda dağınık kaldığı için toplamı fark edilmez:
- Donanım ve birkaç yılda bir gelen yenileme ihtiyacı
- Sürekli çalışan cihazın elektrik ve soğutma gideri
- Kesintisiz güç kaynağı ve akü değişimi
- İşletim sistemi, veritabanı ve güvenlik yazılımı lisansları
- Harici disk, NAS veya ikinci bir yedekleme ortamı
- Bakım, güncelleme ve arıza için teknik destek saatleri
Gaziantep'in sıcak yaz aylarında klimasız bir odada çalışan sunucu, donanım arızası riskini artıran yaygın bir örnektir. Kendi giderlerinizi bu kalemlere göre bir yıl boyunca not ederseniz bulut aboneliğiyle karşılaştırma tahmine değil gerçek rakama dayanır.
Ofis sunucusu ve bulut karşılaştırması
| Konu | Ofis sunucusu | Bulut muhasebe |
|---|---|---|
| İlk yatırım | Donanım ve lisans alımı | Abonelik veya paket bedeli |
| Erişim | Çoğunlukla ofis ağı veya VPN | Yetkili kullanıcıya internet üzerinden |
| Yedekleme | İşletmenin sorumluluğunda | Sağlayıcının yedekleme düzenine bağlı |
| Güncelleme | Teknik personel tarafından | Sağlayıcı tarafından |
| Arıza anı | Onarım süresince iş durabilir | Sağlayıcının altyapısına bağlıdır |
| Kontrol | Tüm altyapı işletmede | Veri sağlayıcının merkezinde, yetki işletmede |
Bulut muhasebenin işletmeye kazandırdıkları
Erişim ve süreklilik
Yetkili kullanıcılar ofis dışından da çalışabilir. Şube veya depo farklı ilçedeyse aynı veriye ayrı kurulum yapmadan ulaşılır. Ofiste yaşanan elektrik kesintisi, su baskını veya hırsızlık gibi olaylar verinin kendisini doğrudan etkilemez.
Daha az bakım yükü
Program güncellemeleri ve mevzuat değişikliklerine bağlı sürümler sağlayıcı tarafında yayımlanır. İşletmenin teknik iş yükü kullanıcı yetkilerini yönetmeye ve internet bağlantısını sağlamaya iner.
Ölçeklenebilirlik
Yeni şube, firma veya kullanıcı eklemek için yeni sunucu almak gerekmez. Paket ve ek kullanıcı ücretleri önceden bilinir; büyüme kararı donanım alımına bağlı kalmaz.
"Verilerim dışarıda olursa güvende mi?" sorusu
Bu endişe anlaşılırdır ve geçerli bir soru olarak ele alınmalıdır. Güven, verinin nerede durduğundan çok nasıl korunduğuna bağlıdır. Sağlayıcıya şu soruları yazılı olarak sorun: Veri hangi ülkede ve hangi veri merkezinde tutuluyor? Yedekler ne sıklıkla alınıyor ve ne kadar süre saklanıyor? Erişim kayıtları tutuluyor mu? Abonelik sona erdiğinde verinizi hangi formatta geri alabilirsiniz?
e-Defter kullanıyorsanız GİB'in açıklamasına göre elektronik defterlerin muhafaza yükümlülüğü Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde yerine getirilmelidir. Kişisel veri içeren muhasebe kayıtlarında ise yurt dışına aktarım şartlarını kişisel verilerin korunması mevzuatına göre değerlendirin; şüpheli durumda hukuk danışmanınıza ve mali müşavirinize başvurun.
Ofis sunucusu hâlâ ne zaman mantıklı?
Her işletme için bulut tek doğru cevap değildir. Muhasebe dışında üretim makinelerine bağlı yerel yazılımlar çalıştıran, internet bağlantısının sık kesildiği bir bölgede bulunan veya sunucu altyapısını zaten profesyonelce yöneten bir bilgi işlem ekibi olan işletmeler için yerel sunucu bir süre daha anlamlı olabilir. Bu durumda bile muhasebe programını buluta taşıyıp diğer sistemleri yerelde tutmak gibi kademeli bir yol seçilebilir. Karar verirken yalnızca bugünkü maliyete değil, önümüzdeki birkaç yılda gelecek donanım yenilemesine de bakın.
İnternet bağlantısı yeni kritik altyapınızdır
Bulutta çalışan bir programda sunucu odasının yerini internet bağlantısı alır. Bağlantı kesildiğinde veriler kaybolmaz, ancak kesinti süresince işlem yapılamayabilir. Bu nedenle ofiste ikinci bir bağlantı kaynağı, örneğin mobil veri ile çalışan yedek bir modem bulundurmak makul bir önlemdir. Organize sanayi bölgelerinde altyapı genellikle güçlü olsa da elektrik ve hat kesintileri için bir yedek planı yazılı hâle getirin.
Bağlantı hızından çok kararlılığı önemlidir. Muhasebe işlemleri yüksek bant genişliği istemez; ancak sık kopan bir hat kullanıcıların oturumlarını bozar. Geçişten önce mevcut hattınızı birkaç gün gözlemleyip kesinti sıklığını not edin.
Geçişte kim ne yapar?
| Görev | Sorumlu |
|---|---|
| Program ve firma listesinin çıkarılması | İşletme ve HKN Bilişim |
| Aktarılacak dönemlerin belirlenmesi | Mali müşavir |
| Veri aktarımı ve kullanıcı tanımları | HKN Bilişim |
| İlk ay kapanışının doğrulanması | Mali müşavir ve işletme |
| Eski sunucunun kapatılması | İşletme, doğrulamadan sonra |
Geçiş adımları
- Mevcut sunucuda hangi programların ve hangi firmaların çalıştığını listeleyin.
- Geçmiş dönem verisinin ne kadarının yeni sisteme taşınacağına mali müşavirinizle karar verin.
- Geçişi dönem başına veya ay başına planlayın; beyanname haftalarından kaçının.
- Eski sunucuyu hemen kapatmayın; yeni sistemde ilk ay kapanışı doğrulanana kadar salt okunur tutun.
- Kullanıcı hesaplarını kişi bazında açın, ortak parola kullanmayın.
- Sağlayıcının yedekleme dışında kendi düzenli dışa aktarım kopyanızı alın.
Gaziantep'te Unideva ile bulut geçişi
HKN Bilişim, Gaziantep Devatek yetkili bayisi olarak mevcut programınızdan Unideva'ya geçişte veri aktarım kapsamını, paket seçimini ve kullanıcı tanımlarını sizinle birlikte planlar. Bulut veritabanı ve ek alan ücretlerini sitedeki fiyat hesaplama aracından görebilirsiniz. Demo ve teklif iletişim formu veya WhatsApp üzerinden planlanır; sitede ödeme alınmaz.