e-Defter saklama havuzu neyi çözer?
Mükellef sayısı arttıkça her firma için ayrı saklama alanı takip etmek büroda dağınık bir iş yükü oluşturur. Havuz modelinde saklama ve bulutta imzalama kapasitesi büro adına tek bir yerde tutulur; hangi mükellefin bu kapasiteden yararlanacağını siz belirlersiniz. Şehitkamil'de 40 mükellefle çalışan bir büro ile Şahinbey'de birkaç yüz firmaya hizmet veren bir büro aynı ekran üzerinden ilerler; fark yalnızca listenin uzunluğudur.
Havuzun ne kadar kapasite içerdiği ve hangi pakete bağlı olduğu Devatek'in güncel fiyat listesine göre değişir. Satın almadan önce aktif mükellef sayınızı ve aylık defter hacminizi netleştirmeniz, gereğinden büyük ya da küçük paket seçmenizi önler.
Başlamadan önce mevzuat tarafında bilinmesi gerekenler
Havuz bir yazılım düzenlemesidir; yasal yükümlülükleri değiştirmez. GİB'in e-Defter sayfalarında yer alan temel kurallar şunlardır:
- Beratlar genel kural olarak ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar GİB e-Defter uygulamasına yüklenir.
- e-Defter başvurusunda tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler mali mühür veya elektronik imza kullanır; posta ile başvuru kabul edilmez.
- e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının GİB bilgi işlem sistemlerinde saklanması 1 Sıra No'lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişiklikle zorunlu hâle gelmiştir.
- GİB, yevmiye defteriyle birlikte büyük defterin de yüklenmesi uygulamasına son vermiş ve kılavuzlarını buna göre güncellemiştir.
- Muhafaza yükümlülüğü Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde yerine getirilmelidir.
Süre ve kapsam istisnaları mükellef grubuna göre değişebildiği için dönem sonu planınızı GİB'in güncel duyurularına göre yapın.
Havuza mükellef ekleme adımları
Aşağıdaki akış, Devatek'in Unideva Prime için yayımladığı genel anlatımın özetidir. Ekran yerleşimi sürüm güncellemeleriyle değişebilir; farklı bir görünümle karşılaşırsanız HKN Bilişim destek hattına ekran görüntüsüyle ulaşın.
- Unideva'ya mali müşavirlik bürosunun firmasıyla giriş yapın. Firma Tanımları bölümünde SMMM firması olarak kendi büronuzun seçili olduğunu kontrol edin; değişiklik yaptıysanız programı kapatıp yeniden açın.
- e-Dönüşüm modüllerine geçip Kredi Havuzu bölümünü açın. Daha önce havuz tanımlandıysa mükellef listeniz burada görünür; ilk kullanımda havuz oluşturma formunu doldurup gönderin.
- Havuza alınacak firmayı arama alanından bulun ve listeye ekleyin.
- Firma Unideva portalında henüz kayıtlı değilse önce e-Defter başvuru formunu gönderin. Mükellefin kullanıcı bilgileri sorumlu e-posta adresine ulaştıktan sonra ekleme işlemini tamamlayın.
- Birden fazla mükellef ekleyecekseniz işlemi tek tek yapın ve her eklemeden sonra listeyi kontrol edin.
Defter başlangıç tarihini doğru seçin
Geçmiş yılın son ayları için gönderim yapılacaksa başlangıç tarihi o defter yılının 1 Ocak tarihi olmalıdır. İçinde bulunulan yılın başından itibaren yapılacak gönderimlerde ise güncel yılın 1 Ocak tarihi seçilir. Yanlış yıl seçimi, gönderim sırasında fark edilen ve düzeltmesi zaman alan bir hatadır.
Havuzdan mükellef çıkarma
Bürodan ayrılan bir mükellefi listeden seçip silebilirsiniz. Bu işlem portalda daha önce saklanan defterleri silmez; ancak firmanın saklama alanı tanımı kalkacağı için yeni defter gönderimi yapılamaz. Mükellef başka bir müşavirle çalışmaya devam edecekse, devir tarihini ve son gönderilen dönemi yazılı olarak kayda geçirmeniz sonraki itirazları önler.
Havuzun aktif olduğunu nasıl kontrol edersiniz?
Havuza eklenen her firmada e-Defter oluşturma ekranında saklama ve bulutta imzalama alan boyutunu gösteren bir değer görünmelidir. Bu alan 0 gösteriyorsa ekleme tamamlanmamıştır.
| Belirti | Olası neden | Yapılacak kontrol |
|---|---|---|
| Alan boyutu 0 görünüyor | Firma havuza eklenmemiş | Kredi Havuzu listesinde firmayı arayın, gerekirse yeniden ekleyin |
| Firma aramada çıkmıyor | Portal kaydı yok | e-Defter başvuru formunu gönderin, kullanıcı bilgilerini bekleyin |
| Havuz listesi boş | Yanlış firmayla giriş | Firma Tanımları'nda SMMM firmasını kontrol edip programı yeniden başlatın |
| Gönderim tarihi reddediliyor | Başlangıç tarihi hatalı | Defter yılına göre 1 Ocak tarihini yeniden seçin |
Büro içinde görev dağılımı
Havuz tek bir yerde yönetildiği için kimin ekleme ve çıkarma yapacağını baştan belirlemek önemlidir. Küçük bürolarda bu görev genellikle büro sahibinde kalır; personeli kalabalık bürolarda ise bir sorumlu ve bir yedek kişi tanımlamak, ay sonu yoğunluğunda işlemlerin aksamasını önler.
- Sorumlu kişi: yeni mükellefi havuza ekler, ayrılan mükellefi çıkarır ve değişiklikleri kısa bir listeye not eder.
- Yedek kişi: sorumlunun izinli olduğu dönemlerde aynı listeyi kullanarak işlem yapar.
- Büro sahibi: ayda bir havuz listesini mükellef sözleşmeleriyle karşılaştırır ve kapasite ihtiyacını değerlendirir.
Mali mühür ve e-imza cihazlarının PIN bilgileri bu listeye yazılmamalı, yalnızca yetkili kişilerce bilinmelidir. Mükellef sayısı arttıkça kapasitenin yeterli olup olmadığını dönem başında kontrol etmek, beyanname haftasında sürpriz yaşanmasını engeller.
Gaziantep'te kurulum ve ilk kayıt desteği
HKN Bilişim, Gaziantep Devatek yetkili bayisi olarak Unideva Prime kurulumunu, havuz oluşturma formunu ve ilk mükellef eklemelerini büronuzla birlikte yapar. İlk ay sonu gönderiminden önce kısa bir kontrol görüşmesi planlamanızı öneririz; böylece başlangıç tarihi, mali mühür ve kullanıcı bilgilerindeki eksikler dönem sonuna kalmaz. Sitede ödeme alınmaz; paket seçimi ve teklif iletişim formu veya WhatsApp üzerinden ilerler.