İşletmenin e-irsaliye kapsamına girip girmediği güncel GİB düzenlemeleri ve faaliyet durumuyla belirlenir. E-fatura kullanıyor olmak tek başına bütün koşulları açıklamaz. Geçiş zamanı ve istisnalar mali müşavirle güncel kaynak üzerinden değerlendirilmelidir.
Teknik hazırlıkta stok veya sipariş kaydından hangi bilgilerin alınacağı belirlenir. Ürün, birim, miktar, teslim adresi ve taşıma ayrıntılarının kaynağı tanımlanır. Depoda fiilen çıkacak malla belgeye aktarılan kaydın uyuştuğu kontrol edilir.
Belgenin hazırlanması, gönderim durumunun takip edilmesi ve sevkiyat ekibinin gerekli bilgiye ulaşması tek iş akışı olarak sınanır. Yol denetimi, belge bulundurma ve özel taşıma senaryolarında geçerli resmi kılavuz esas alınır; bütün durumlar için tek bir çıktı kuralı varsayılmaz.
Uygulama hatası veya miktar farkı oluştuğunda izlenecek yanıt/düzeltme adımı önceden öğrenilir. Rastgele silme ya da aynı sevkiyat için yeni belge oluşturma yerine mevcut belgenin durumu incelenir. Kullanıcılara yalnız ekran değil sorumluluk ve kontrol noktaları da öğretilir.