E-arşiv uygulamasına dahil mükelleflerde e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen faturalar için e-arşiv akışı kullanılır. Alıcının kayıt durumunu kontrol etmek, baştan yanlış belge türü seçilmesini önler. Güncel resmi koşullar ve özel durumlar muhasebe sorumlusuyla değerlendirilir.
Başvuru yöntemi ve uygulama seçimi işletmenin mevcut kaydı, belge hacmi ve muhasebe yazılımıyla birlikte ele alınır. İnternetten satış gibi farklı iş akışlarında ek belge bilgileri gerekebilir. Bütün işletmeler için tek zorunlu alan listesi veya sabit eşik kullanmak doğru değildir.
Günlük kullanımda alıcı bilgisi, belge tutarı ve gönderim yöntemi kontrol edilir. Kullanıcı hangi belgenin oluşturulduğunu ve durumunu görebilmelidir. Belgeyi yeniden düzenlemeden önce önceki kaydın durumuna bakmak tekrarlı işlem riskini azaltır.
Arşivden erişim, dışa aktarma ve sağlayıcı değişiminde kayıtların devamlılığı planlanır. Saklama ve ibraz yükümlülüğünün yalnız ekranda görüntü bulunmasıyla tamamlandığı varsayılmaz. Güncel iptal/düzeltme adımları resmi kaynak ve mali müşavirle kontrol edilir.