E-fatura yalnızca sistemde kayıtlı mükellefler arasında çalışır. Oysa işletmelerin büyük bölümü, e-fatura mükellefi olmayan müşterilere ve nihai tüketicilere de satış yapar. İşte e-arşiv fatura tam bu noktada devreye girer: kağıt faturaya hiç ihtiyaç duymadan, tüm müşteri tiplerine dijital fatura kesmenizi mümkün kılar.
E-arşiv mükellefi olduğunuzda kestiğiniz faturalar elektronik ortamda oluşturulur, müşteriye e-posta veya çıktı olarak iletilebilir ve yasal süre boyunca dijital arşivde saklanır. Bu, hem matbaa ve kağıt maliyetini sıfırlar hem de fatura takibini kolaylaştırır. Özellikle yüksek hacimli perakende ve hizmet işletmeleri için ciddi zaman ve maliyet avantajı sağlar.
HKN Bilişim olarak e-arşiv fatura başvurunuzu, GİB entegrasyonunu ve muhasebe programınızla bağlantısını eksiksiz kurarız. E-fatura ve e-arşivi birlikte kullanan işletmelerde her iki sistemi tek altyapıda yönetir, kullanıcılarınıza pratik bir kullanım deneyimi sunarız.
Uygulamada en çok karıştırılan nokta şu: e-fatura mükellefi olduğunuzda e-arşiv de otomatik olarak gelmez. İkisi ayrı belge tipleridir ve genellikle ayrı başvuru gerektirir. Karşı taraf sistemde kayıtlıysa belge e-fatura, kayıtlı değilse e-arşiv olarak düzenlenmek zorundadır — yanlış tipte kesilen belge muhasebe kaydında sorun çıkarır. Kurulumu bu yüzden ikisini birden düşünerek planlıyoruz; işletmelerin çoğunda her iki belge tipine de ihtiyaç oluyor.
İkinci sık karşılaşılan durum, internet satışı yapan işletmelerin e-arşiv yükümlülüğüdür. İnternet üzerinden mal veya hizmet satan işletmeler için e-arşiv, ciro eşiğinden bağımsız olarak gündeme gelebilir ve bu belgelerde sevkiyat bilgisi gibi ek alanların doldurulması gerekir. Gaziantep'te e-ticarete yeni başlayan işletmelerde en sık atlanan konu budur; kurulum sırasında satış kanalınızı sorup ayarları buna göre yapıyoruz.
Belgenin müşteriye ulaştırılması da göründüğünden önemlidir. E-arşiv faturayı e-posta ile göndermek en pratik yoldur ancak nihai tüketiciye yapılan satışlarda kağıt çıktı verilmesi gereken durumlar vardır. Sistem her iki yolu da destekleyecek şekilde kurulur; kasada çalışan personelin hangi durumda ne yapacağını da eğitimde net biçimde anlatıyoruz.
Saklama süresi konusunda tereddüt etmeyin: e-arşiv faturalar yasal saklama süresi boyunca dijital ortamda muhafaza edilir ve denetim istendiğinde tarih aralığı ya da müşteri adıyla saniyeler içinde bulunur. Fiziksel klasör arama, eksik belge telaşı ve arşiv için ayrılan oda maliyeti ortadan kalkar.
Gaziantep'te perakende, toptan veya hizmet sektöründe faaliyet gösteriyor ve son tüketiciye düzenli fatura kesiyorsanız e-arşiv geçişi sizin için doğru adımdır. Kurulum, entegrasyon ve kullanıcı eğitimi dahil tüm süreci yönetir, mevzuat güncellemelerini sizin adınıza takip ederiz.