Fatura ile stok birbirinden ayrı yönetildiğinde hatalar kaçınılmaz olur: satılan ürün stoktan düşmez, eldeki miktar yanlış görünür, sipariş kararları hatalı verilir. Fatura ve stok yönetimini tek sistemde birleştirmek bu kopukluğu giderir. Kesilen her fatura ilgili ürünü stoktan otomatik düşer, depo durumunuz her an gerçeği yansıtır.
Entegre bir fatura-stok sistemi, kritik stok seviyelerini önceden görmenizi sağlar. Hangi ürünün azaldığını, hangisinin elde kaldığını raporlarla takip eder, alım ve satış kararlarınızı buna göre verirsiniz. Bu da hem fazla stok maliyetini hem de stoksuz kalma riskini azaltır.
HKN Bilişim olarak fatura ve stok modülünü işletmenizin akışına göre kurar, barkod ve e-fatura sistemlerinizle bağlarız. Çok depolu çalışan işletmelerde depo bazlı stok takibini de yapılandırırız.
Sistemin doğru çalışması için önce sayım yapmak gerekir ve bu adım en sık atlanan adımdır. Programa girilen açılış stoğu depodaki gerçek miktarla uyuşmuyorsa, sistem ilk günden itibaren yanlış rakam gösterir; birkaç hafta sonra kimse rapora güvenmez ve herkes yeniden depoya bakmaya başlar. Kurulumdan önce bir sayım yapılmasını, mümkünse iş yoğunluğunun düşük olduğu bir güne denk getirilmesini öneriyoruz.
Ürün kodlaması ikinci kritik konudur. Aynı ürün iki farklı isimle iki kez açıldığında stok ikiye bölünür, hiçbiri gerçeği göstermez. Barkodu olan ürünlerde barkodu kod olarak kullanmak en sağlamıdır; barkodsuz ürünlerde kendi kod düzeninizi kurup buna sadık kalmak gerekir. Kurulumda bu düzeni birlikte belirliyoruz.
Kritik stok seviyesi ayarı, sistemden alacağınız en pratik faydadır. Her ürün için "bu miktarın altına düşerse uyar" eşiği tanımlanır; eşik, o ürünün tedarik süresine göre belirlenmelidir. Bir hafta içinde gelen ürünle iki ay bekleyen ithal ürünün eşiği aynı olamaz. Bu ayar doğru yapıldığında stoksuz kalma da, gereksiz stok bağlama da azalır.
Fire, iade ve numune gibi kalemlerin de sisteme girilmesi gerekir. Kırılan, bozulan ya da müşteriye numune verilen ürün stoktan düşülmezse sayım her dönem tutmaz ve aradaki fark "kayıp" olarak görünür. Bu hareketler için ayrı hareket tipleri tanımlıyoruz; böylece farkın nereden geldiği raporda okunabilir oluyor.
Gaziantep'te perakende, toptan veya üretim alanında stok yoğun bir işletme yönetiyorsanız entegre fatura-stok yönetimi operasyonunuzu düzene sokar. Kurulum için bize ulaşabilirsiniz.