İlk görüşmede hangi belge türlerinin gerektiği belirlenir. Satış faturası, sevkiyat belgesi ve defter süreçleri birbirinin yerine geçmez. Mükellefiyet ve geçiş tarihleri güncel mevzuata göre mali müşavirle netleştirilir; teknik kurulum buna göre zamanlanır.
Sonra sorumlular belirlenir: başvuruyu kim takip edecek, belgeyi kim oluşturacak, gelen belgeleri kim inceleyecek ve hata durumunu kim yönetecek? Tek kişinin hesabını herkesin kullanması yerine görevle uyumlu yetkiler planlanır.
Yazılım ve entegratör seçimi mevcut muhasebe düzeniyle eşleştirilir. Günlük belge hacmi, kart aktarımı, onay akışı ve raporlama ihtiyacı karşılaştırılır. Paket maliyeti kadar arşiv erişimi ve destek koşulları da değerlendirilmelidir.
Geçiş için örnek işlem listesi hazırlayın: belge oluşturma, gönderim durumunu bulma, gelen belgeyi görüntüleme ve eski belgeyi arşivden çıkarma. Kullanıcılar bu işlemleri yapabildiğinde teknik kabul daha anlamlı olur. Sonraki günlerde hata ve bekleyen işlem takibi devam eder.